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Secrétaire de séance et conseiller, Gouvernance du Conseil d’administration

Lieu :

Ottawa (Ontario)

Service :

Services juridiques et gouvernance

Supérieur immédiat :

Directrice associée, Gouvernance

Type :

Permanent, temps plein


Objectif global du poste

Gérer l’élaboration d’une planification pluriannuelle pour soutenir les opérations et les activités de base du Conseil d’administration (CA) de l’AMC. Élaborer et surveiller les budgets et les dépenses, planifier les réunions et les événements et assurer le soutien des activités du CA. Superviser la logistique, les communications et la gestion de l’information. Rédiger les ordres du jour des réunions et préparer les dossiers officiels des activités opérationnelles de l’Association (p. ex., procès-verbaux, rapports, etc.) pour publication. Assurer une liaison étroite avec les élus et avec les employés membres de la haute direction de l’AMC. Gérer d’autres comités au besoin.

 

Responsabilités principales

  • Gérer les processus et les procédures qui génèrent et encadrent les activités opérationnelles du Conseil d’administration de l’AMC et d’autres comités, au besoin. Bien que ce poste n’ait pas de subordonnés directs, surveiller les ressources internes et externes du service pour exécuter le mandat.
  • Planifier et élaborer les ordres du jour des réunions de façon à assurer l’harmonisation stratégique des activités de l’AMC au niveau du CA, y compris l’orientation des membres.
  • Rédiger les dossiers officiels de l’Association, y compris les procès-verbaux et autres rapports du CA et de l’Assemblée générale annuelle.
  • Gérer les communications pour le Conseil d’administration.
  • Élaborer, surveiller et prévoir le budget du Conseil d’administration. Examiner toutes les factures et les dépenses connexes payables.
  • Gérer les arrangements logistiques pour toutes les réunions du CA, ce qui comprend toutes les réunions et les conférences sur place et hors site, les activités de développement professionnel (établissement des horaires, planification des conférences et événements spéciaux, contrats, services de traduction, services audiovisuels, déplacements, hébergement, téléconférences, etc. pour 10 à 15 réunions par année auxquelles participent environ 40 élus et membres du personnel). Superviser divers rapports indirects connexes.
  • Superviser et gérer l’information et les documents pour le CA, y compris la distribution et la conservation des dossiers de l’organisation.
  • Effectuer les autres fonctions nécessaires pour assurer le fonctionnement efficace et efficient du CA.
  • Protéger la confidentialité des renseignements reçus.

Compétences et habiletés clés

Compétences essentielles

  • Communication
  • Créativité et innovation
  • Souci des clients et des membres
  • Souci des résultats
  • Esprit d’équipe et collaboration

Habiletés supplémentaires nécessaires à ce rôle

  • Il est essentiel que le titulaire respecte les normes les plus élevées de confidentialité dans l’exercice de ses fonctions, compte tenu de l’information et des questions de nature très délicate qui font l’objet des discussions et des échanges.
  • Le poste exige d’excellentes compétences en rédaction et en communication et une expérience de haut niveau en rédaction de procès-verbaux.
  • Le titulaire doit obligatoirement posséder une expérience appréciable de la résolution de problèmes et de la coordination de tâches multiples dans un bureau où le rythme est rapide et où la pression est élevée. Il doit également posséder d’excellentes compétences organisationnelles, et une capacité à faire preuve de flexibilité et à établir un ordre de priorité lorsque la charge de travail est élevée, tout en faisant preuve d’un grand professionnalisme et d’une exactitude irréprochable.
  • Le titulaire de ce poste devra interagir avec les hauts dirigeants élus, avec les membres et avec le personnel, et gérer des documents confidentiels ou des renseignements de nature délicate. Il doit donc être capable de s’acquitter de ses responsabilités en faisant preuve de professionnalisme, de jugement, de discrétion et d’un sens aigu de la confidentialité.
  • Les erreurs commises à ce poste entraînent de lourdes conséquences parce que le titulaire interagit avec les membres du Conseil d’administration, qui sont essentiels à la réalisation de la mission et à l’actualisation des stratégies de l’AMC.
  • Ce poste exige des heures supplémentaires les fins de semaine en plus de la semaine normale de travail de 35 heures. La participation aux réunions du Conseil d’administration et à l’AGA occupe au moins cinq à six fins de semaine par année.

Formation

  • Diplôme universitaire pertinent ou combinaison équivalente d’études postsecondaires et d’une vaste expérience pertinente.

Expérience

  • 6 à 9 ans d’expérience pertinente, y compris expérience de la rédaction de rapports et de procès-verbaux

Date d’affichage

  • 30 avril 2018
  • Postulez en toute confidentialité en écrivant à : jobapp@cma.ca.

Date limite

  • Le 10 mai 2018

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; nous ne communiquerons toutefois qu’avec ceux et celles qui seront retenus pour une entrevue.

Nous souscrivons au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et offrirons des mesures raisonnables d’adaptation aux personnes handicapées durant le processus de recrutement, d’évaluation et d’embauche.