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Critères et lignes directrices de l’AMC en matière de commandite et de parrainage

Avant-propos

Les présentes lignes directrices constituent un outil de mise en œuvre des Lignes directrices sur les activités de l’AMC et ses relations avec d’autres parties. Elles s’inspirent également des politiques de l’AMC relatives à la publicité et aux commandites ainsi que du document Les interactions avec l’industrie pharmaceutique : lignes directrices pour les médecins. Ces politiques, en particulier les Lignes directrices sur les activités de l’AMC et ses relations avec d’autres parties, s’appliquent de manière explicite et spécifique à l’AMC et à ses filiales.

1. Définition

Lorsqu’on parle de commanditer ou de parrainer, il s’agit d’appuyer un événement, une activité, une personne ou une organisation en versant une contribution financière ou en fournissant des produits ou des services. Contrairement aux dons philanthropiques, les commandites visent à obtenir quelque chose en retour (p. ex., affichage du logo, possibilité de prendre la parole, aire d’exposition, etc.). L’appui accordé et les avantages offerts en retour peuvent prendre la forme de contributions en argent, en produits ou en services. À noter que, lorsque l’AMC signe un contrat avec l’autre partie et qu’elle paie pour des produits et des services et reçoit une certaine reconnaissance ou des rabais en échange des sommes versées dans le cadre du contrat, il ne s’agit pas d’une commandite.

2. Critères

Les demandes de commandite seront évaluées en fonction des critères suivants, qui visent à ce que la relation de commandite procure un avantage mutuel à l’AMC et à l’organisation commanditée.

La demande évaluée doit donc répondre aux critères suivants :

  • Être pertinente et avantageuse pour les membres et pour la profession médical
  • Concorder avec la vision, la mission et les valeurs de l’AMC.
  • Concorder avec le plan stratégique ou le plan de travail de l’AMC.
  • Offrir la possibilité de créer des liens avec des intervenants clés ou de les influencer.
  • Offrir à l’AMC des occasions d’exercer son influence.
  • Mettre en évidence la reconnaissance qui sera accordée à l’AMC.
  • Ne pas créer de dépendance permanente.
  • Démontrer que l’initiative a une large portée (p. ex., portée nationale, public cible).
  • Veiller à ce que tous les angles de communication aient des effets positifs sur l’AMC et sur les médecins et que le degré de risque soit minime.
  • Dévoiler la réputation de l’organisation souhaitant être commanditée.

3. Exclusions

Certaines demandes ne sont pas admissibles aux commandites, notamment :

  • Les demandes liées à des buts religieux ou qui ne seraient pas admissibles en vertu des politiques de l’AMC relatives à la publicité et aux commandites.
  • Les demandes de dons de bienfaisance.
  • Les activités et organisations politiques liées à un parti précis.
  • Les initiatives, programmes ou projets individuels ou familiaux.
  • Les projets ou produits qui visent à produire des bénéfices commerciaux à l’extérieur des entreprises de l’AMC.

4. Lignes directrices : présentation des demandes

Les demandes doivent être présentées par courriel au moins deux mois avant le début de l’événement ou du projet. La demande doit comprendre les renseignements suivants :

  • Sommaire de l’événement, de l’activité ou du projet.
  • Description du public cible.
  • Montant demandé et niveaux de commandite disponibles.
  • Description des possibilités de marketing et de promotion.
  • Dates du début et de la fin de l’événement ou du projet.
  • Endroit où se déroulera l’événement ou le projet.
  • Avantages pour l’AMC, les facultés de médecine et les médecins.
  • Description de la façon dont l’événement ou le projet répond aux critères de la section 2.

5. Éléments d’évaluation interne

En plus de répondre aux critères de la section 2, les demandes seront également évaluées en fonction des éléments suivants :

Coût relatif de la visibilité

  • Cette occasion de visibilité réussira-t-elle mieux à atteindre le groupe cible que d’autres approches de marketing?
  • Dans quelle mesure pouvons-nous tirer profit de la commandite?

Portée du message et public cible

  • Cette occasion touche-t-elle l’un des groupes d’intervenants ou des principaux publics cibles de l’AMC?
  • Notre message sera-t-il pertinent aux yeux du groupe cible?

Visibilité relative parmi les commanditaires

  • Combien de commanditaires y aura-t-il?
  • Arriverons-nous à nous démarquer et à nous faire remarquer parmi les autres commanditaires?

Concordance relative

  • Les autres commanditaires rehaussent-ils notre influence? Ont-ils la même influence?
  • La cause rehausse-t-elle notre image?
  • La cause nuit-elle à notre image?

6. Processus interne

Le groupe Marketing de l’entreprise et communications de l’AMC constituera le point central de réception des demandes et sera responsable de la supervision du programme de commandites de l’AMC. Un budget annuel sera attribué au programme et ce groupe en effectuera le suivi tous les trimestres.

Les étapes suivantes permettront d’évaluer et de transmettre les demandes de commandites de manière appropriée :

  1. Les demandes de commandites envoyées à l’AMC seront transmises au spécialiste du soutien à l’entreprise du groupe Marketing de l’entreprise et communications aux fins de suivi et d’évaluation initiale.
  2. Un courriel de confirmation sera envoyé afin d’indiquer que la demande a été reçue et qu’elle sera évaluée (le courriel devra comprendre un temps de réponse approximatif).
  3. Si la demande ne répond pas aux critères de la section 2, une réponse indiquant que la demande est refusée sera envoyée le plus rapidement possible.
  4. Si la demande répond aux critères de la section 2, elle sera présentée à la réunion suivante de la haute direction pour décision.
  5. L’approbation ou le refus de la demande de commandite sera communiqué par écrit par le gestionnaire de programme du groupe Marketing de l’entreprise et communications.
  6. Si la demande est approuvée, le gestionnaire de programme du groupe Marketing de l’entreprise et communications réglera les détails du contrat de commandite et travaillera à la concrétisation du projet avec l’organisation commanditée.
  7. Le gestionnaire de programme du groupe Marketing de l’entreprise et communications enverra aux Services juridiques de l’AMC une copie de l’autorisation ou de la permission accordée.
  8. Le gestionnaire de programme du groupe Marketing de l’entreprise et communications effectuera le suivi de toutes les demandes et de leurs résultats.

7. Fréquence de révision des lignes directrices

Ces lignes directrices entreront en vigueur le 4 janvier 2016 Elles seront revues et, au besoin, révisées, tous les 6 mois durant au moins 24 mois après la date d’entrée en vigueur. Au même moment, les demandes de commandites reçues, acceptées ou non, seront également passées en revue.