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Politique organisationnelle de l’AMC sur la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels (« Politique de confidentialité »)

Dernière mise à jour : octobre 2018

Pourquoi adopter une politique organisationnelle de confidentialité?

L’Association médicale canadienne (« AMC ») et Joule inc. (« Joule ») (une filiale en propriété exclusive de l’AMC) tiennent à respecter votre vie privée et prennent des mesures pour protéger la confidentialité de vos renseignements personnels. Cette politique organisationnelle de confidentialité énonce les pratiques actuelles de l’AMC et de Joule et répond aux mesures législatives qui obligent les organisations à adopter une politique écrite sur la protection des renseignements personnels.

En devenant ou en demeurant membre de l’AMC, en assistant à un événement ou en participant à un programme organisé par l’AMC ou Joule, en communiquant autrement avec l’AMC ou Joule, ou en recevant des services de celles-ci, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation par nous de vos renseignements personnels conformément aux modalités de la présente politique de confidentialité. Nous vous encourageons à lire attentivement la présente politique, ainsi qu’à surveiller et à lire toute mise à jour qui pourrait paraître de temps à autre, de la façon expliquée ci-dessous à la rubrique « Changements à la présente politique ».

Quelle est la portée de cette politique?

La présente politique de confidentialité s’applique à tous les renseignements personnels, aussi bien des membres de l’AMC que des membres du public, que nous recueillons, utilisons ou divulguons. Elle ne s’applique pas aux renseignements des employés de l’AMC ou de Joule ni aux renseignements qui appartiennent au domaine public.

Nous avons une politique distincte sur la protection des renseignements personnels en ligne pour le site Web de l’AMC (www.amc.ca). La présente politique de confidentialité ne s’applique pas à Gestion financière MD inc. (GFMD), sa société mère, ses filiales et sociétés affiliées. À noter qu’à compter d'octobre 2018, l’AMC ne possédera ni ne contrôlera plus GFMD.

Caractéristiques clés de la présente politique

La présente politique de confidentialité contient des renseignements importants sur notre engagement à protéger vos renseignements personnels, y compris les suivants :

Qu’entendons-nous par « renseignements personnels »?

Dans toute la présente politique, nous utilisons l’expression « renseignements personnels », qui s’entend de tout renseignement qui permet d’identifier une personne. Dans la plupart des provinces, les renseignements personnels n’incluent pas votre adresse d’affaires, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique et des détails semblables sur vos coordonnées (« Coordonnées d’affaires »). On peut trouver certains renseignements personnels, comme votre adresse professionnelle, dans des documents publics comme des annuaires téléphoniques. La présente politique vise les renseignements personnels NON publics que nous recueillons, utilisons et divulguons, conformément aux lois pertinentes sur la protection de la vie privée.

Quels types de renseignements personnels recueillons-nous et utilisons-nous?

Nous recueillons et utilisons surtout des renseignements personnels au sujet de nos membres. Nous détenons aussi des renseignements personnels de personnes qui achètent nos produits et services, participent à nos activités, conférences, séminaires, groupes de travail ou comités, ou soumettent des manuscrits pour nos publications.

Nous vous attribuons un identifiant personnel à titre de membre ou de client afin de vous permettre d’utiliser ce numéro lorsque vous communiquez avec nous, commandez nos produits, services ou publications, ou lorsque vous vous inscrivez à un événement sur notre site Web. Cet identifiant est aussi utilisé par les filiales de l’AMC, comme Joule inc.

Nous recueillons des renseignements personnels directement des personnes en cause ou nous les recevons de l’une des associations médicales provinciales ou territoriales (« AMPT ») ou de leurs filiales, ou encore du groupe des filiales de l’AMC, notamment de notre entreprise de savoir et d’innovation, Joule inc.

Par exemple :

  • Si vous êtes membre de l’AMC, vous fournirez peut-être à l’AMC, à une AMPT ou à une filiale de l’AMC (qui partageront ensuite ces renseignements avec l’AMC), au moment de remplir un formulaire de demande, de télécharger une application, de participer à une communauté d’intérêts, de vous inscrire à un cours ou de vous abonner à une publication, des renseignements personnels comme votre adresse à domicile, votre date de naissance et votre sexe.
  • Si vous avez participé à un événement organisé par l’entremise de notre Service des conférences, vous avez pu nous fournir des données sur vos cartes de crédit, ainsi que des renseignements au sujet de certaines allergies alimentaires et de certaines préférences sur le plan des voyages.
  • Si vous avez acheté un service comme une publicité par petites annonces, participé à un de nos séminaires (p. ex., Institut de leadership des médecins) ou utilisé notre système d’inscription au commerce électronique, vous nous avez fourni vos coordonnées personnelles comme vos nom et adresse et des renseignements sur votre carte de crédit.
  • Si vous avez soumis un document pour publication dans le JAMC, vous nous avez fourni vos coordonnées, une divulgation financière, des données sur des intérêts concurrents et le manuscrit même.
  • Si vous participez à nos sondages, panels, comités, communautés d’intérêts ou groupes de travail, vous nous fournirez peut-être vos coordonnées personnelles comme votre nom, votre adresse de courriel, votre adresse ou votre numéro de téléphone.

Pourquoi recueillons-nous et utilisons-nous des renseignements personnels?

Nous recueillons et utilisons seulement les renseignements personnels nécessaires pour atteindre les objectifs suivants ou dans un but conforme à un ou plusieurs des objectifs suivants :

  1. déterminer si une personne a le droit d’être membre de l’AMC ou de contribuer éventuellement à une publication;
  2. déterminer si une personne est admissible aux services d’une filiale de l’AMC ou de ses fournisseurs tiers privilégiés;
  3. permettre l’inscription et la participation à amc.ca, aux forums des membres, publications, cours et communautés d’intérêts;
  4. communiquer de l’information sur les avantages dont bénéficient les membres de l’AMC et fournir des services aux membres de l’AMC (p. ex., distribution de publications, ressources cliniques, réservations de voyage, forums électroniques, etc.);
  5. avoir une meilleure vision du marché, afin de mettre au point et de commercialiser des produits et des services (y compris ceux que fournissent GFMD et d’autres tiers fournisseurs de services) qui sont personnalisés en fonction des intérêts des médecins et des acheteurs de nos produits et services;
  6. mettre à jour les renseignements de notre base de données sur nos contacts;
  7. offrir à des personnes l’occasion de bénéficier de l’appui qu’elles accordent à notre fondation;
  8. aider l’AMC, Joule et les AMPT à tenir à jour toutes nos bases de données sur nos membres et les coordonnées de nos clients;
  9. effectuer des sondages et des études auprès des médecins, des patients et du public afin d’obtenir leur point de vue sur des enjeux qui touchent les soins de santé au Canada (voir la politique sur la participation à des sondages, un document distinct;
  10. faire participer les membres médecins, le public et les patients au processus d’élaboration de politiques et au travail de représentation de l’AMC;
  11. diffuser des messages d’alerte urgents et d’importance nationale en matière de santé.

Quand et à qui divulguons-nous des renseignements personnels?

Si vous êtes à la fois membre de l’AMC et client de Joule, lorsque vous nous communiquez un changement d’adresse, ces renseignements seront, avec votre permission, modifiés pour les deux organisations, à moins d’avis contraire.

Conformément aux modalités d’une entente d’affiliation conclue avec GFMD, nous enverrons périodiquement des communications de marketing et de promotion au sujet de GFMD, ou nous demanderons à une tierce partie de le faire pour nous. Il convient de signaler que nous ne communiquerons pas de renseignements personnels à GFMD. Vous pouvez décider de ne pas permettre qu’on utilise vos renseignements personnels à cette fin en suivant le processus décrit dans la section suivante.

Nous pourrons aussi divulguer des renseignements personnels à des tiers fournisseurs de services, si les organisations en question ont passé des contrats ou conclu des partenariats avec l’AMC pour nous aider à fournir des produits et des services ou à faire de la recherche. L’AMC pourrait, par exemple, utiliser une plateforme logicielle d’enquête ou de sondage propriété d’un tiers, ou impartir la liste d’envoi d’une de ses publications. Nous pourrions aussi retenir les services d’une tierce partie comme fournisseur de services de publicité et de promotion pour notre compte. De telles initiatives pourraient inclure des communications directes par courrier ou courriel (conformément à la loi), ou des annonces en ligne ou dans les médias sociaux.

Dans tous les cas, nous prenons des mesures pour veiller à ce que les renseignements personnels soient gérés de la façon appropriée et conformément à notre politique, notamment en exigeant que les renseignements personnels divulgués servent uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été communiqués, demeurent confidentiels et soient protégés par des mesures de sécurité appropriées.

Nous pourrions, dans certaines circonstances, conclure un contrat avec un tiers fournisseur de services situé dans d’autres pays. Vos renseignements pourraient alors être traités et entreposés dans d’autres pays et des gouvernements, tribunaux, organismes d’application de la loi ou agences réglementaires pourraient être en mesure d’obtenir la divulgation de vos renseignements par mandat juridique exécuté dans ces pays. Pour obtenir plus d’information au sujet des provinces ou territoires dans lesquels nos fournisseurs de services pourraient être situés, veuillez consulter la section « Que faire si vous avez une question ou des préoccupations… » de la présente politique afin de savoir comment communiquer avec nous.

Au sein de la famille des sociétés de l’AMC, vos renseignements personnels peuvent être partagés entre l’AMC ou Joule au cours des interactions entre ces dernières. Ces échanges nous permettront de mieux connaître vos intérêts et vos activités et ainsi, d’adapter en fonction de vos intérêts les produits et services que nous offrons. Si vous vous y opposez, on consignera une note dans la base de données et vos renseignements personnels ne serviront pas à cette fin.

Nous communiquerons vos renseignements personnels seulement en conformité avec la présente politique de confidentialité, ou si nous obtenons votre consentement pour d’autres fins. Nous vous préciserons alors clairement à l’avance les renseignements personnels qui pourraient être divulgués et nous obtiendrons votre consentement. Par exemple, une des raisons indiquées ci-dessus consiste à tenir à jour les renseignements sur les membres et les coordonnées des clients. Dans un tel cas, les renseignements personnels seraient partagés. De plus, nous cherchons à mieux comprendre et évaluer vos relations et vos interactions avec nos organisations. La connaissance de votre participation à nos événements, cours ou activités, ou de votre utilisation de nos produits, nous permet de comprendre votre engagement auprès de l’AMC, ce qui contribue en retour à nous permettre d’en brosser un tableau complet et « intégré ». Si vous vous y opposez, on consignera une note dans la base de données et vos renseignements personnels ne serviront pas à cette fin.

Que se passe-t-il si vous vous opposez à toute collecte, utilisation ou divulgation de renseignements personnels?

Nous tenons à respecter et à honorer en tout temps vos préférences en matière de confidentialité et de communication. Par exemple, si vous nous précisez que vous ne désirez pas recevoir certaines publications, participer à des sondages ou recevoir de l’information au sujet de nouveaux avantages, produits ou services tels que les communications émises par l’AMC ou ses filiales, vos préférences seront notées et vous ne recevrez plus de correspondance à ce sujet. Un lien de « désinscription » est intégré à nos courriels et nous vous invitons à l’utiliser afin de cesser de recevoir de l’information de notre part sur certains sujets. Vous pouvez communiquer à cet effet avec le Centre des services aux membres de l’AMC, au 1 888 855-2555.

Vous pouvez aussi, sous réserve des restrictions imposées par la loi, vous opposer en tout temps à ce que l’AMC recueille, utilise ou divulgue vos renseignements personnels en vertu de la présente politique. Il suffit de faire parvenir à l’AMC, dans un délai raisonnable, un avis écrit de votre intention et des détails au sujet de votre objection. Les détails de nos coordonnées suivent.

Veuillez noter toutefois que si vous vous opposez à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels, il se pourrait que nous ne puissions continuer à vous fournir certains de nos produits ou services, ou la totalité de ceux-ci, y compris les avantages accordés aux membres de l’AMC. Par exemple, si vous ne voulez pas que l’on communique aux filiales de l’AMC des renseignements sur votre statut de membre de l’Association, vous ne pourrez alors bénéficier des produits ou services de ces filiales.

Il vous incombe de communiquer avec nous pour déterminer l’effet que pourrait avoir sur les services fournis votre opposition à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels.

Les renseignements personnels que nous détenons sont-ils exacts?

Nous déployons tous les efforts raisonnables pour assurer l’exactitude et l’actualité de vos renseignements personnels afin de pouvoir les utiliser aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. C’est pourquoi nous vous prions de nous informer de tout changement pertinent afin de nous permettre de mieux répondre à vos besoins.

Comment consulter les renseignements personnels que nous détenons?

Pour obtenir un rapport sur les renseignements personnels détenus à votre sujet par l’AMC ou par Joule, vous pouvez faire parvenir une demande écrite à l’attention de :

Chef de la Protection des renseignements personnels
Association médicale canadienne
1867, promenade Alta Vista
Ottawa (Ontario)
KlG 5W8
protection@amc.ca

Dans un délai raisonnable, le chef de la Protection des renseignements personnels vous indiquera par écrit si nous détenons les renseignements personnels en question et la nature de ces renseignements, sauf dans de rares cas où la loi interdit de divulguer cette information. Si nous ne pouvons pas divulguer des renseignements personnels, nous vous dirons pourquoi.

Vous pouvez contester l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements personnels que détient l’AMC. Cette dernière modifiera des renseignements personnels lorsque l’intéressé réussira à démontrer qu’ils sont inexacts ou incomplets.

Vos renseignements personnels sont-ils protégés?

Nous déployons tous les efforts raisonnables pour protéger vos renseignements personnels en mettant en œuvre des mesures de sécurité contre la perte ou le vol, ainsi que l’accès, la divulgation, la reproduction, l’utilisation ou la modification sans autorisation. Nous utilisons des moyens matériels, organisationnels et technologiques comme mesures de protection. Par exemple, le nombre d’employés qui ont accès à des renseignements de nature délicate comme des numéros de carte de crédit est limité. De plus, nous veillons à ce que les employés soient conscients de l’importance de respecter la confidentialité des renseignements personnels.

Pendant combien de temps l’AMC garde-t-elle vos renseignements personnels?

Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps qu’il le faudra pour les fins décrites ci-dessus. Lorsque les renseignements personnels en cause ne sont plus nécessaires, ils sont détruits de façon sécuritaire et efficace. En outre, nous conserverons des renseignements personnels qui font l’objet d’une demande d’accès aussi longtemps qu’il le faut pour permettre à la personne en cause d’épuiser tout recours légal prévu dans les lois fédérales, provinciales ou territoriales.

Changements à la présente politique

Nous pouvons modifier la présente politique de temps à autre à mesure que notre organisation évolue, face à des événements juridiques, à mesure que des nouvelles technologies deviennent disponibles ou que nous offrons des caractéristiques, des produits ou des services nouveaux.

Lorsque nous apporterons des changements à la présente politique de confidentialité, nous réviserons la date de la « Dernière mise à jour » au début de la politique. Il faut vérifier périodiquement pour déterminer si nous avons modifié la présente politique de confidentialité. Si nous y apportons des changements importants, nous les afficherons, le cas échéant, sur notre site Web ou nous préviendrons les membres directement.

Si vous êtes en désaccord avec l’une des modifications de la politique de confidentialité, vous pouvez vous opposer à certaines utilisations et divulgations en suivant le processus décrit ci-dessus. Si vous continuez à utiliser nos services après que nous avons affiché ou communiqué un changement, cela signifie que vous acceptez les modalités révisées de la politique de confidentialité.

Que faire si vous avez une question ou des préoccupations au sujet de cette politique de confidentialité ou sur les pratiques en la matière?

Vous pouvez faire parvenir toute question ou préoccupation portant sur la présente politique de confidentialité ou sur nos pratiques en la matière à :

Chef de la Protection des renseignements personnels
Association médicale canadienne
1867, promenade Alta Vista
Ottawa (Ontario)
KlG 5W8
protection@amc.ca
800 663 7336, poste 8256

Pour en savoir davantage sur vos droits relatifs à la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada (site Web : https://www.priv.gc.ca/fr) ou avec le commissaire compétent de votre province ou territoire.