Subventions pour l’allègement administratif

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Avec Subventions pour l’allègement administratif, l’Association médicale canadienne, Gestion financière MD et la Banque ScotiaMD collaborent pour financer des solutions visant à réduire le fardeau administratif. Ce programme prévoit 10 millions de dollars en subventions, et nous avons besoin de votre aide. Pour être admissible à un financement d’une valeur maximale de un million de dollars, vous devez faire partie d’un organisme sans but lucratif enregistré au Canada. Votre initiative doit, de façon mesurable, réduire le fardeau administratif et reposer sur une approche en équipe interfonctionnelle. Votre équipe doit aussi comprendre un ou une médecin ou bien un apprenant ou une apprenante en médecine. L’objectif est simple : financer des initiatives qui simplifient ou réduisent les tâches administratives, rendent les processus plus efficaces ou restructurent les ressources. La présentation d’une initiative, elle aussi, est toute simple. Il suffit de visiter AMC.ca barre oblique Allègement administratif, puis de cliquer sur le bouton prévu à cet effet. Créez votre profil, puis présentez votre demande à l’aide du formulaire en ligne. Votre initiative sera évaluée en fonction des besoins et de la faisabilité, des retombées potentielles, de sa durabilité et de son adaptabilité et, enfin, du degré de collaboration et d’inclusivité au sein de votre équipe. Avec un financement pouvant aller jusqu’à un million de dollars, votre initiative pourrait-elle entraîner des retombées en santé? Voyons voir! Vous avez du 24 octobre au 12 décembre pour présenter votre demande. Les subventions seront remises au printemps 2024. Si vous avez besoin de soutien, vous en trouverez à chaque étape et aurez même un accès direct à un conseiller ou à une conseillère de programme. Des questions? Nous sommes là pour y répondre, parce que nous travaillons tous et toutes à régler la question du fardeau administratif. Nous voulons que les médecins puissent se concentrer sur les patients et patientes – et passent moins de temps sur la paperasse. En protégeant le bien-être des médecins, nous les aidons à retrouver la joie d’exercer leur profession. Ensemble, transformons le temps perdu en soins aux personnes.

Comment puis-je présenter une demande de subvention pour l’allègement administratif?

Étape 1 : Créer un compte ou ouvrir une session à l’adresse www.healthcareunburdened.cma.ca/fr/.
Conseil : Créer un compte est simple comme tout! Il suffit de fournir une adresse courriel et de choisir un mot de passe.

Étape 2 : Cliquer sur Soumettre une demande.
Conseil : Vous pouvez commencer votre demande, puis y revenir à tout moment avant la date limite, soit le mardi 12 décembre 2023, à 18 h (HE).

Étape 3 : Répondez aux questions d’admissibilité. Vous saurez alors si votre initiative répond aux critères d’admissibilité du programme Subventions pour l’allègement administratif. Si oui, vous pourrez poursuivre la préparation de votre demande.

Étape 4 : Remplissez le formulaire de demande. Vous devrez fournir de l’information au sujet de votre initiative, expliquer comment elle répond aux critères de la subvention, décrire votre plan de projet et votre équipe, etc.

Étape 5 : Une fois que vous aurez terminé votre demande, cliquez sur le bouton de validation et d’envoi. Vous recevrez un courriel confirmant la réception de votre demande.

Avant de soumettre votre demande, prenez le temps de lire ou relire la liste de vérification de l’admissibilité et chaque question dans la demande ainsi que les autres ressources liées à la demande.

Puis-je sauvegarder ma demande et y revenir plus tard?

Oui. Sachez que votre demande est sauvegardée automatiquement toutes les deux minutes ET :

• toutes les 30 secondes après que des données ont été entrées ou qu’un changement a été effectué;
• lorsque vous cliquez sur « Écran précédent » ou « Écran suivant »;
• lorsque vous cliquez sur un autre écran en utilisant le menu de gauche.

J’ai oublié mon identifiant et mon mot de passe. Que dois-je faire?

Si vous avez oublié votre identifiant, envoyez un courriel à [email protected].

Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur « Mot de passe perdu? ». Vous recevrez un mot de passe temporaire par courriel.

Quelle est la date limite pour faire une demande?

Le mardi 12 décembre 2023 à 18 h (HE).

Quand saurai-je si ma demande a été acceptée?

On communiquera avec vous à ce sujet d’ici le printemps 2024.

Puis-je soumettre ma demande après le 12 décembre 2023?

Notre objectif est de veiller à l’équité du processus pour l’ensemble des demandes. C’est dans cette optique que nous avons établi une unique date butoir, soit le 12 décembre 2023 à 18 h (HE). Nous ne sommes pas en mesure d’accorder un sursis.

Quelles sont les modalités du programme de subventions?

Vous trouverez les modalités dans leur intégralité sur notre site Web.

Qui finance le programme de subventions?

L’Association médicale canadienne (AMC), la Banque Scotia^MD et Gestion financière MD inc. (les « commanditaires affinitaires ») s’engagent fermement à soutenir la profession médicale et à promouvoir la santé au Canada. Pour témoigner de leur engagement, les commanditaires affinitaires investissent 115 millions de dollars pour appuyer les médecins et les communautés qu’ils servent. Le programme Subventions pour l’allègement administratif fait partie des initiatives financées.

Qui est chargé d’examiner et d’évaluer les demandes ainsi que de choisir les bénéficiaires?

Les demandes seront évaluées par un comité d’examen formé d’expertes et experts indépendants rattachés aux rôles/perspectives ci-dessous :

• Médecins (généralistes et spécialistes)
• Apprenants et apprenantes en médecine
• Professionnels et professionnelles de la santé
• Patients et patientes
• Chefs d’entreprise
• Chercheurs et chercheuses et administrateurs et administratrices du domaine de la santé

Les membres du comité d’examen sont les suivants : 

• D^re Ekua Agyemang, administratrice en chef adjointe de la santé publique, gouvernement du Nunavut et membre du conseil d’administration, Black Physicians of Canada  
• M^me Zoey Bourgeois, étudiante en médecine de deuxième année
• D^r Braydon Connell, médecin résident en neurologie et ambassadeur de l’AMC  
• D^re Maxine Dumas Pilon, médecin de famille, cofondatrice de la Clinique Indigo et professeure adjointe au Département de médecine familiale de l’Université McGill
• D^re Alexandra T. Greenhill, chef de la direction et médecin-administratrice en chef, Careteam Technologies Inc.  
• D^re Ojistah Horn, médecin de famille et chargée de cours, Université McGill, Université Queen’s et Université d’Ottawa  
• D^re Ruth Lavergne, professeure agrégée, Département de médecine familiale de l’Université Dalhousie et titulaire d’une chaire de recherche du Canada de niveau 2 en soins primaires  
• M. Konata Lake, partenaire et responsable, Entreprises émergentes et capital de risque chez Torys LLP  
• D^r Brent Norton, associé, Lumira Ventures et membre du conseil d’administration, Association des facultés de médecine du Canada  
• M. Angus Pratt, activiste en santé
• D^re Anne Snowdon, professeure de stratégie et d’entrepreneuriat, École de commerce Odette, conseillère scientifique en chef, HIMSS et directrice scientifique et chef de la direction, SCAN Health  
• D^r Jordan Vollrath, médecin-administrateur en chef, Cherry Health

Le comité d’examen fera des recommandations qui aideront à choisir les bénéficiaires du programme Subventions pour l’allègement administratif. Ensuite, un comité de cadres supérieurs de l’AMC, de la Banque Scotia^MD et de Gestion financière MD inc. approuvera la sélection de bénéficiaires.

Qui peut présenter une demande pour ce programme?

Pour être admissible au programme Subventions pour l’allègement administratif, il faut répondre aux critères suivants :

• La candidature doit être faite au nom d’un organisme sans but lucratif enregistré au Canada.
• Les initiatives doivent : 
  • avoir comme but premier de réduire le fardeau administratif en santé;
  • reposer sur une approche en équipe, et l’équipe en question doit être formée d’un ou d’une médecin (inscrit ou inscrite au Canada) ou d’un apprenant ou d’une apprenante en médecine (inscrit ou inscrite dans l’une des facultés de médecine du Canada) et d’autres parties prenantes.
• Les candidatures doivent être présentées en français ou en anglais, sur la plateforme de gestion des subventions de l’AMC, et ce, entre le 24 octobre et le 12 décembre 2023, avant 18 h (HE).

Qu’est-ce qu’une approche en équipe?

Les candidats et candidates doivent adopter une approche en équipe, ce qui signifie que plusieurs parties prenantes feront partie de l’équipe responsable de l’initiative proposée. Il faut démontrer que l’équipe comprend un ou une médecin (inscrit ou inscrite au Canada) ou un apprenant ou une apprenante en médecine (inscrit ou inscrite dans l’une des facultés de médecine du Canada), et au moins une personne appartenant à l’un des groupes suivants :

• Patients et patientes/proches aidants et proches aidantes
• Administrateurs et administratrices du système de santé
• Membres de la direction/personnes ayant un pouvoir décisionnel en santé
• Responsables des orientations politiques
• Autres prestataires de soins de santé

L’équipe peut aussi comprendre des représentants ou représentantes du secteur à but lucratif, mais ces personnes ne peuvent pas présenter une demande en tant que candidates principales.

Quels sont les types d’organismes et d’initiatives non admissibles?

• Types d’organismes :
  • Organismes à but lucratif. Les organismes à but lucratif, y compris les foyers de soins de longue durée et les cliniques de santé à but lucratif, ne peuvent pas présenter une demande de subvention dont ils sont le principal candidat. Cela dit, un organisme à but lucratif peut faire partie des membres de l’équipe concernée, sans être le principal bénéficiaire de la subvention.
  • Organismes internationaux sans but lucratif. Un organisme sans but lucratif enregistré ailleurs qu’au Canada ne peut pas être le candidat principal d’une demande.
• Types d’initiatives :
  • Projets de recherche clinique ou biomédicale. Les initiatives axées sur des expériences médicales, des essais cliniques ou la recherche en laboratoire ne sont pas admissibles.
  • Initiatives ou produits ponctuels. Le programme Subventions pour l’allègement administratif cherche à favoriser la réduction soutenue et mesurable du fardeau administratif. Pour cette raison, si une demande concerne un événement ponctuel (comme un congrès), un site Web ou toute autre initiative du genre, elle ne sera pas admissible.

Quelle devrait être la durée de mon initiative?

La période de subvention s’échelonne sur deux ans – du T2 de 2024 au T2 de 2026 –, mais les initiatives peuvent s’échelonner sur une période plus longue ou plus courte. Les candidats et candidates devraient préciser les jalons à franchir et les résultats à atteindre dans la période de deux ans ainsi qu’expliquer quelles seront les retombées de l’initiative au-delà de cette période, le cas échéant.

Dois-je être membre de l’AMC pour présenter une demande de subvention?

Non, il n’est pas nécessaire d’être membre de l’AMC pour présenter une demande de subvention.

Si mon organisme propose plus d’une initiative, peut-il présenter plus d’une demande?

Oui, mais dans tous les cas, il ne peut recevoir qu’une seule subvention.

Mon organisme pourrait-il recevoir plus d’une subvention?

Non, votre organisme ne peut recevoir qu’une seule subvention.

Si moi ou une autre personne de mon organisme contribuons à une autre demande, mon organisme peut-il recevoir une subvention?

Oui. Si vous êtes membre d’une équipe concernée par une autre demande et qu’une subvention est accordée pour cette demande, il est toujours possible que votre organisme reçoive une subvention.

Quels types d’initiatives sont admissibles au programme Subventions pour l’allègement administratif?

L’objectif du programme Subventions pour l’allègement administratif est de fournir un financement transformateur aux organismes sans but lucratif qui réduisent de façon mesurable le fardeau administratif des médecins en proposant des initiatives qui :

• rationalisent ou réduisent la documentation requise ou le travail administratif;
• améliorent l’efficacité des processus et des pratiques;
• restructurent les ressources afin de réduire le fardeau administratif.

Quelle information devrai-je fournir dans le cadre du processus de demande?

Vous pouvez prendre connaissance des questions avant de commencer le processus de demande. Vous y répondrez dans le formulaire de demande en ligne.

Comment ma demande sera-t-elle évaluée?

Votre demande sera évaluée par un comité d’examen, en fonction des critères ci-dessous :

• Démonstration de besoin. Il s’agit de fournir un raisonnement convaincant et reposant sur des données selon lequel la réduction du fardeau administratif des médecins est, dans le milieu en question, non seulement nécessaire, mais aussi considérable.
• Retombées. Il s’agit des résultats et des changements mesurables qui découleraient d’une initiative financée cherchant à réduire le fardeau administratif désigné dans la candidature.
• Faisabilité. Il s’agit de déterminer si l’initiative peut, concrètement, être mise en œuvre là où la candidature le prévoit. Il faut voir si elle est réaliste et atteignable et si son efficacité et sa convivialité sont éprouvées.
• Adaptabilité et durabilité. Il s’agit de la capacité qu’ont les initiatives financées d’être élargies, reproduites et maintenues à plus grande échelle et au-delà du programme de financement. Une initiative adaptable est une initiative qui a un potentiel de croissance et qui peut être mise en œuvre dans différents contextes ou différentes régions. Par ailleurs, on considère qu’une initiative est durable s’il s’agit d’un projet qui peut se poursuivre même après la période de subvention.
• Collaboration. Il s’agit d’une approche de collaboration et d’avantages mutuels qu’adopte l’équipe responsable de l’initiative proposée. On entend par « collaboration » le fait de travailler avec une pluralité d’entités qui sauront contribuer au projet, soit des parties prenantes, des organismes et des particuliers qui sont prêts à soutenir le développement, la mise en œuvre et la durabilité de l’initiative. Il s’agit aussi d’une équipe de projet qui privilégie la réconciliation, la lutte contre le racisme, la diversité ainsi que l’équité et l’inclusion dans tout ce qu’elle est et dans tout ce qu’elle fait.

Quel est le format de la demande, et quel style d’écriture faut-il privilégier?

Vous devez présenter votre demande en remplissant le formulaire en ligne accessible ici : www.healthcareunburdened.cma.ca/fr/. Votre texte doit être clair et concis, et le tout doit respecter les paramètres du formulaire de demande (notamment les limites de mots ou de caractères). Il faut donner la forme longue des abréviations à leur première occurrence et éviter le jargon, dans la mesure du possible.

Aurai-je d’autres renseignements à fournir après la présentation de ma demande?

Avant d’accepter ou non votre demande, il se peut que nous vous posions quelques questions dans le cadre de notre évaluation des risques. Après la confirmation des bénéficiaires, ces derniers devront fournir quelques renseignements pour favoriser l’annonce de la nouvelle et à la promotion du programme de subventions.

Comment vais-je savoir si ma demande a bel et bien été présentée?

Une fois que vous aurez soumis votre demande, vous verrez s’afficher un message de confirmation. Vous pourrez voir votre demande dans la plateforme de gestion des subventions et même la télécharger directement. Vous recevrez également un message de confirmation par courriel.

L’information sur le programme est-elle accessible en français?

Oui, tous les documents relatifs au programme sont publiés en anglais et en français.

Puis-je soumettre ma demande en français?

Oui, les demandes peuvent être présentées en français comme en anglais.

J’ai cliqué sur « Mot de passe perdu? », mais je n’ai pas reçu de courriel contenant un lien pour créer un mot de passe.

Il y a trois explications possibles.

1. L’adresse courriel que vous avez entrée ne correspond pas à celle qui est enregistrée dans notre base de données. Veuillez vérifier l’adresse que vous avez utilisée pour créer votre compte (un courriel de confirmation a été envoyé à cette adresse), puis cliquez sur « Mot de passe perdu? » et entrez la bonne adresse.
2. Vous avez fait une erreur de frappe en entrant l’adresse courriel. Cliquez sur « Mot de passe perdu? » et entrez la bonne adresse.
3. L’adresse courriel utilisée pour créer votre compte était erronée. Veuillez écrire à [email protected] pour la faire remplacer par la bonne adresse.

Les problèmes persistent? Écrivez-nous à [email protected] pour obtenir de l’aide.

Comment l’information dans ma demande sera-t-elle conservée/gérée par la suite?

Vous trouverez la réponse dans les modalités du programme.

Que se passe-t-il entre le moment où je présente ma demande et celui où je reçois une réponse?

Après la période de soumission des demandes, les candidatures admissibles seront évaluées par un comité d’examen, qui formulera des recommandations quant aux candidatures méritant une subvention pour l’allègement administratif. Dans le cadre du processus d’examen et d’évaluation des risques, il se peut que l’on pose quelques questions supplémentaires aux finalistes.

Ensuite, un comité de cadres supérieurs de l’AMC, de la Banque Scotia^MD et de Gestion financière MD inc. approuvera la sélection de bénéficiaires. Une fois ces derniers confirmés, on leur demandera de signer une entente de financement et de fournir quelques renseignements de plus pour favoriser l’annonce de la nouvelle et la promotion du programme de subventions. On prévoit de dévoiler le nom des bénéficiaires au T2 de 2024.

Si je reçois une subvention, est-ce que l’AMC, la Banque Scotia^MD ou Gestion financière MD inc. deviendra propriétaire de mon initiative ou de ma propriété intellectuelle?

Non, votre organisme conservera l’entière propriété et l’entière propriété intellectuelle.

À quelles autres formes de soutien avons-nous accès dans le cadre du programme?

Les bénéficiaires d’une subvention ont accès à différentes formes de soutien qui concernent entre autres :

• l’application et la transmission des connaissances;
• le marketing et la promotion;
• le soutien à l’évaluation;
• et plus encore!

Si je reçois une subvention pour mon initiative, quelles obligations de déclaration dois-je respecter?

Les bénéficiaires d’une subvention devront faire état du progrès de leur initiative dans des rapports semestriels et devront possiblement présenter ces rapports aux commanditaires. Pour recevoir vos versements, vous devez respecter les obligations de déclaration décrites dans l’entente de financement.

Si je reçois une subvention pour mon initiative, devrai-je signer une entente?

Les bénéficiaires doivent signer une entente qui énonce les modalités régissant la subvention.

Comment les fonds de la subvention seront-ils distribués?

Les fonds sont habituellement distribués par versements. Pour les recevoir après avoir signé leur entente, les bénéficiaires doivent remettre une facture, remplir le formulaire d’activation des virements et remettre un spécimen de chèque ou un formulaire de leur institution financière. L’argent est ensuite viré au principal bénéficiaire ou à la principale bénéficiaire conformément à l’échéancier et aux processus énoncés dans l’entente.